No se escatimarán esfuerzos ni recursos en modernización del Poder Judicial
Villahermosa, Tab., 1 de diciembre de 2019. No.- 148.
En modernización de Poder Judicial
No se escatimarán esfuerzos
ni recursos: Priego Oropeza
· Con digitalización del Archivo Judicial se da cumplimiento a Ley General de Archivos; se rescatarán tres millones de expedientes que estarán disponibles para consulta
· El presidente del Tribunal Superior de Justicia supervisó proceso de digitalización para atender demanda del foro de abogados
· Se está avanzando en mejora de infraestructura, pero también se atienden requerimientos del personal, indica secretaria de Acuerdos del Consejo de la Judicatura
Acorde a lo que marca la Ley General de Archivos para organizar, administrar y preservar el acervo documental, el presidente del Poder Judicial, Enrique Priego Oropeza, constató avances del proceso de digitalización y gestión documental de archivos en posesión del Tribunal Superior de Justicia en el propósito de modernizar la institución, y puntualizó que “no vamos a escatimar esfuerzos ni recursos, porque los recursos si se tienen se aplican”.
El presidente del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura explicó que esta era una demanda de los abogados, pero también un imperativo que marca la ley, “y nosotros ya estamos cumpliendo y los abogados mediante la implementación de la tecnología van a tener mayor acceso, agilización y disponibilidad de la información que requieran del archivo”, apuntó
El responsable del proyecto, Ángel Horacio Camejo Córdova, detalló el protocolo para el cumplimiento de la normatividad que permitirá que tanto el personal judicial, como abogados y las partes involucradas en un juicio tengan acceso y disponibilidad de los expedientes en forma más rápida. Con su digitalización se reducirán tiempos y costos para el Poder Judicial y quienes soliciten el servicio.
Mencionó que mediante la aplicación de la norma archivística de clasificación internacional ISAD, la cual viene clasificada por país, estado, municipio, fondo, sección, serie, expediente y documento, se digitalizarán más de 24 mil paquetes con tamaños variados, con más de tres millones de expedientes que se estiman suman alrededor de cien millones de hojas en total del Archivo Judicial del estado.
El director del proyecto señaló que el proceso de digitalización se realiza en varias etapas que incluyen desde la transferencia de los archivos, la valoración de la masa documental, identificación de los hallazgos que pudiera tener la documentación y se da inicio a los puntos que marca la Ley General de Archivos “como son la foliación, el expurgo, las evidencias, toda la parte de reconstrucción de los documentos. Evitamos que los expedientes lleven algún material metálico para que posteriormente no deteriore el documento por la acidez de los metales, esto en lo que es recepción y preparación documental”.
Ante la secretaria de Acuerdos del Consejo de la Judicatura, Lili del Rosario Hernández Hernández, Camejo Córdova aseveró que una vez recibidos, reparados y restaurados los documentos se inicia la digitalización de paquetes completos en la que el sistema identifica automáticamente cada expediente con un separador y en el servidor se obtiene el paquete con los expedientes digitalizados. Posteriormente viene la etapa de control de calidad, en la que hoja por hoja se verifica que el documento sea legible, esté claro y en orden.
El proceso considera la captura de metadatos de cada una de las carátulas de los expedientes y una vez terminada se empieza a hacer uso del sistema de gestión documental que permitirá consultar cada uno de los expedientes que se generan y darle cumplimiento a la Ley General de Archivos.
Se estima concluir los trabajos de digitalización en seis meses con la participación de unas 54 personas. La información se almacena en un site de cómputo con altos niveles de seguridad tanto física como tecnológica para que luego el sistema sea liberado y pueda ser consultado electrónicamente por el personal judicial y los usuarios.
Camejo Córdova indicó que todos los paquetes llevan impresa una etiqueta con un código QR --un módulo para almacenar información en una matriz de puntos o en un código de barras bidimensional-- para que el personal del archivo prácticamente vea el contenido del paquete sin necesidad de abrirlo. “Solamente con leer el código QR les muestra todos los paquetes y expedientes y pueden ver el contenido de cada uno de los paquetes”.
Precisó que el objetivo principal es conservar y preservar el acervo histórico del Tribunal Superior de Justicia, por lo que se está digitalizando de la información más reciente a la más antigua en razón de que la más reciente es la que tiene más movimiento.
Transformación total
Lilí del Rosario Hernández Hernández comentó que la digitalización de expedientes agilizará su consulta a los servidores judiciales y usuarios, “de tal suerte que se va a evitar también el traslado por cualquier medio terrestre. Antes cuando se solicitaba el expediente demoraba su localización, porque se debía buscar el expediente del solicitante entre miles de documentos. A veces las inclemencias del tiempo hacían que eso no fuera posible, por lo que ahora cuando se solicite --con las formalidades de ley--se va a remitir digitalmente”.
La secretaria general de Acuerdos del Consejo de la Judicatura consideró que con el uso de la tecnología, la búsqueda del documento se hará en no más de tres días y se pretende reducir tiempos y costos tanto para el Poder Judicial como para los abogados. “Estamos en una nueva etapa de transformación total, lo estamos viendo, va a ser de utilidad para todos y el interés del magistrado Enrique Priego es que avancemos hacia una transformación verdadera en beneficio de todos, del Poder Judicial y de los usuarios”.
Al ponderar el trabajo en 11 meses de la gestión del presidente del Tribunal Superior de Justicia, valoró:
“Hemos avanzado muchísimo porque se han creado juzgados y salas de oralidad, se ha cuidado el trato al personal --no nada más se está abocando a la cuestión tecnológica o a creación de juzgados--, está siendo muy sensible ante las necesidades de los trabajadores”.
Ahora --relató-- desde el ordenanza, la jerarquía más baja del Poder Judicial, hasta el presidente del tribunal tenemos ya un seguro de vida, algo fundamental, porque que si bien es cierto la tecnología nos ayuda no podemos olvidar esa cuestión sensible, esa cuestión humana que está muy retomada por el magistrado Priego Oropeza”.
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